SEGUNDA PARTE DE APUNTES

OBJETIVO:

EL ALUMNO APRENDERA LA MOTIVACIÓN DE UN GRUPO A TRAVÉS DEL ANALISIS DE LOS FACTORES DE MOTIVACIÓN.

Para motivar aún grupo se debe considerar 5 factores:

1.- ESPIRITU DE EQUIPO

El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes aumenta la productividad del empleado.

2.- IDENTIFICACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE LA EMPRES

El coordinar los intereses del grupo, con los individuales y todos con los de la organización motivara al grupo, ya que este se autorrealizara con la obtención de los objetivos.

3.- PRACTICAR LA ADMINISTRACIÓN POR PARTICIPACIÓN

Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa mediante su participación activa en las decisiones.

4.- ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES HUMANAS ADECUADAS

La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueve la eficiencia del personal.

5.- ELIMINACIÓN DE PRACTICAS NO MOTIVADORAS

Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar:

v Poca consideración a la competencia
v Decisiones rígidas
v No tomar en cuenta los conflictos
v Los cambios súbitos inesperados


PROCESO DE CONSULTORIA

Es un proceso de ayuda que se obtiene de una relación establecida entre una persona que procura resolver un problema o desarrollar con la idea o plan, y otras que intentan ayudar en estos esfuerzos.

Comúnmente se le llama cliente al que necesita la ayuda y consultor a la que ofrezca.

MODALIDAD-TIPO

UBICACIÓN
-INTERNO-Se realizara por una o varias personas que se encuentren dentro de la estructura de la organización y percibe un salario.

-EXTERNO-Se realizara por una o varias personas es independiente de la organización que la contrata y percibe honorarios por sus servicios.
ENFOQUE
-DE PROCESO-Consiste en acrecentar la aptitud del cliente para funcionar con mas eficiencia, ayuda a percibir, entender y actuar sobre lo que sucede a su alrededor dentro de el mismo.

-DE TAREA-Consiste en ayudar al sistema cliente a través de proporcionar información, desempeñar una tarea especifica que resuelva un problema concreto.

CONSULTOR
FACILITADOR-Se le contrata para ayudar al cliente a encontrar por él mismo una solución a su problemática facilitando el proceso para llegar a ello. Se orienta mas a los procesos y es la que mas se relacionan al D.O.

-EXPERTO-Se le contrata para resolver una situación especifica; su rol será ofrecer el consejo experimentado de alguien que sabe y su tarea será hacer algo para el sistema cliente. Generalmente son llamados para cuestiones técnicas.


QUE ES EL LAY OUT:

Es una maqueta en donde se proyecta el diseño de una organización o bien de un producto, la presentación de este para cualquier proyecto.


¿CUANDO SE CONTRATA O SOLICITA UN SERIVICIO DE CONSULTORÍA?

RAZONES GENERALES-SEÑALES DE DOLENCIA

1.-Cambio rápido e inesperado del entorno, que ocasiona problemas de crecimiento, identidad y revitalización.-

v El tipo de actividades tradicionales no son suficiente para sustentar el crecimiento y desarrollo.
v Dificultad para satisfacer las demandas del ambiente.
v Dificultad para satisfacer necesidades propias de la organización a través del ambiente.


2.-Aumento de tamaño de la Organización

v El volumen de actividades tradicionales no es suficiente para sustentar el crecimiento y desarrollo.
v Los organigramas no son funcionales y se le da mayor importancia al estatus que a la resolución de problemas.
v El control de proceso de decisión está centralizado. Se forman cuello de botella.
v Los gerentes se sienten solos en su intento para realizar y obtener resultados. Las directrices no se ejecutan como está prescrito en órdenes y procedimientos.
v Las personas se sienten prisioneras en sus cargos o funciones.
v La estructura de la organización, las políticas, y los procedimientos atropellan o encadenan la organización.
v Confusión de roles
v Traslape de funciones.

3.-Complejidad de la moderna tecnología, que requiere armonizar actividades y personas de competencias muy diversas y a la vez especializadas

v Tecnología obsoleta
v Resistencia a las innovaciones
v Las innovaciones las controlan algunas personas que centralizan las decisiones.
v Layout poco funcional
v Apego a lo tradicional
v No se toman riesgos

4.- Problema de satisfacción y desarrollo humano

v Poca iniciativa personal en la consecución de objetivos organizacionales.
v Las personas ven cosas equivocadas, pero no hacen nada al respecto.
v Las necesidades y sentimientos personales se consideran aspectos secundarios o irrevelantes.
v Los individuos están en rivalidad cuando es necesaria su colaboración.
v Los conflictos se ocultan y se administran por maniobras políticas.
v El aprendizaje es individual y desprecia la experiencia de los demás.
v No hay retroalimentación entre los sistemas.
v Relaciones basadas en mascaras y apariencias.


¿POR QUE SE SOLICITAN LOS SERVICIOS DE UN CONSULTOR?


1.-Estudio de la Empresa

El consultor estudiará recursos, resultados, políticas y estructuras directivas de organismo, con el propósito de determinar fuerzas y debilidades, así como los problemas fundamentales que impiden lo que se desea lograr.

2.-Investigaciones especiales

Investigar los nuevos instrumentos específicos, su operatividad, conveniencia y vialidad

3.-Elaboración de Soluciones para problemas determinados.

Puede ser que se le pida la elaboración de una nueva estructura administrativa, un sistema de información, un plan de capacitación etc.

4.-Ayudar a poner en práctica una solución

-Se le solicita su ayuda para poner en marcha cualquier solución haciendo, por ejemplo: la selección y capacitación del personal; persuadiendo a otras personas sobre las convenciones del nuevo sistema.

5.-Actuar como Asesor-

Actúa en el sentido estricto de la palabra, esto es, contestando cuando se le pregunte y formulando probablemente opiniones personales al respecto, pero sin encargarse de la implantación de lo que ahí surja.

6.-Actuar como facilitador de procesos

-El consultor ayuda al cliente a optimizar su eficiencia a través de la observación, percepción, entendimiento y vivencias de su propio comportamiento para con él, para con otras personas y para con su entorno ayudándole a hacerse conciente de los efectos de este.


¿CUALES SON LAS FUNCIONES QUE UN CONSULTOR DESEMPEÑA?

1.- Proporcionar información que no se pueda obtener de otro lado o medio.
2.- Analizar la información empleando medio más complejos que no están al alcance de los clientes.
3.- Diagnosticar problemas comerciales u organizacionales complicados.
4.-Capacitar a los clientes
5.- Escuchar, brindar apoyo, aliento y consejo en los momentos difíciles.
6.- Ayudar a poner en práctica decisiones difíciles e impopulares.
7.- Retroalimentar, respecto a ciertos tipos de conducta, empleando su condición de extraño.
8.- Transmitir información que no esté llegando hacia arriba o hacia los lados.
9.-Tomar decisiones y dar órdenes sobre lo que se debe hacer si el gerente, por cualquier razón, no puede hacerlo.
10.- Asumir la responsabilidad por las decisiones, absorber la ansiedad de la incertidumbre proporcionar apoyo emocional para ayudar a los demás en situaciones difíciles.


¿QUE HABILIDADES DEBE TENER UN CONSULTOR?

HABILIDAD

ESCUCHAR
-Entender la manera de pensar, las motivaciones y prejuicios del cliente.

EMPATIA-
Identificarse con los puntos de vista del cliente.


FLEXIBILIDAD
Habilidad para ajustarse al ambiente, y adaptarse a situaciones inesperadas.

CONFIANZA
Habilidad para reconocer y fomentar el potencial de otros y crecer y aprender de esta experiencia.

OBJETIVIDAD
Tener conciencia y capacidad para hacer análisis de actitudes, habilidades, motivaciones y prejuicios y cómo se pueden interrelacionar con su cliente.

MUTUALIDAD
Habilidad para desarrollar una verdadera comunicación con el cliente y reconocer en sí mismo su nivel de competitividad.

SOPORTE
Habilidad para entrar ya apoyar la relación de ayuda conjunta con el cliente y reunir todas las contribuciones que se pueden utilizar sin importar de donde sean.

OPORTUNIDAD
Habilidad para hacer preguntas ofrecer información y hacer sugerencias en el momento que el cliente esté listo para ello.

INTEGRACIÓN
Habilidad para abstraer y correlacionar los datos relevantes a la situación en cuestión así como los efectos que de ésta se deriven.

¿CUANDO Y COMO USAR CONSULTORES INTERNOS O EXTERNOS D E UNA MANERA EFICAZ?

CONSULTOR EXTERNO:

VENTAJAS
Ø Se trata de un experto en el ramo.
Ø Posee un conjunto de medios ultramodernos y su encauzamiento ha sido hacia la investigación de operaciones de desarrollo de las organizaciones.
Ø Puede ofrecer un nuevo enfoque o perspectiva.
Ø Brinda confianza y Objetividad.
Ø Imparcial
Ø Toma más riesgos
Ø No depende del sistema de premios.
Ø
DESVENTAJAS
Ø Requiere tiempo y esfuerzo para conocer al cliente.
Ø Deberá pasar un tiempo para acoplarse y conocer los problemas debatibles y urgentes.
Ø Si son relaciones temporales, solo podrá desempeñar un papel limitado en las operaciones del D.O.


CONSULTOR INTERNO:


VENTAJAS
Ø Conoce a fondo la organización.
Ø Se halla disponible para prestar atención constante al trámite de los cambios.
Ø Esta generalmente al tanto de las cuestiones debatibles y de los problemas vigentes.
Ø Esta capacitado para prestar al organismo los mismos servicios que el consultor externo.

DESVENTAJAS
Ø No todos lo consideran experto
Ø Muchas veces se tiene que ajustar a los recursos de la empresa y necesidades de ésta.
Ø Quizá lo dominen prejuicios y sentimientos subjetivos.
Ø Puede tener intereses creados.
Ø Depende del sistema de premios y castigos.
Ø Existe la tendencia a delegar responsabilidades como a cualquier otro especialista.

¿COMO SE LLEVA A CABO UN PROCESO DE CONSULTORÍA?

FASES

CONTACTO
Entrar en relación con el sistema cliente y sondear en primera instancia a éste.

CONTRATO
Establecer las bases económicas, técnicas, profesionales y personales bajo las que trabajarán ambas partes

DIAGNÓSTICO
Determinar cuál es el problema a resolver preferentemente en forma conjunta con el cliente.

PLANEACIÓN
Definir objetivos, estrategias, tiempos y recursos bajo los cuales se realizará la acción.

ACCIÓN
Realizar o llevar a la práctica las actividades planeadas para lograr objetivos.

EVALUACIÓN
Analizar las posibilidades, logros y avances obtenidos para retroalimentar el cliente y replantear acciones.


¿QUE ROLES JUEGA UN CONSULTOR?


TAREA

Verificación del Problema
A través de valoraciones de expertos y recopilación de datos

PROCESO

Verificación del Problema
Se realiza gracias a la percepción del problema ya que facilita la articulación precisa en la que se incluye actitudes y sentimientos.

TAREA
Solución de Problemas
Fuente de ideas y opiniones, plantea la investigación de datos y crea soluciones para la organización.-

PROCESO

Solución de Problemas
Se concentra la aptitud de la organización para resolver el problema, perfecciona el proceso para resolverlo y facilita la facultad creadora.

TAREA
Retroalimentación
En ella se manifiestan los datos de la investigación con interpretaciones de expertos

PROCESO

Retroalimentación
-Aporta datos significativos, facilita la comprensión de los datos y la interpretación del cliente.

TAREA
Forma de Utilizar la Investigación
Hace recomendaciones específicas y concretas basadas en datos.

PROCESO
Forma de Utilizar la Investigación
Desarrolla las aptitudes del cliente para aplicar los datos y facilita la actuación de éste basada en el aprendizaje.

TAREA
Relaciones con el Cliente
Son objetivas, independientes y orientadas a las tareas. Las relaciones son breves, se orientan a los problemas.

PROCESO
Relaciones con el Cliente
Son personales, crean compromisos y se encauzan al proceso. Las relaciones son a largo plazo y se orientan a la organización.


TAREA
Compromiso
Se refiere primordialmente al problema por resolver.-

PROCESO
Compromiso
Es el que se adquiere principalmente con personas y grupos de la organización.

TAREA
Enfoque al Sistema
El interés se concentra en las consecuencias del problema para los demás

PROCESO
Enfoque al Sistema
-El interés se concentra en las relaciones de colaboración y en el intercambio de recursos entre los diferentes sectores.


EXPERTO
Observador objetivo, reflector-

Consultor de Procesos-
Investigador-
Integrador y fusionador en la identificación alternativas.
Resolución de problemas en grupo-
Educar / Entrenador
Experto / Informador-
a y valida las políticas y práctica de las decisiones.
Experto / Directivo

CONSULTOR
A. Mediador del crecimiento por cuestionamientos y observaciones.
B. Observador del proceso de resolución de problemas y mediador del crecimiento, dando FEED-BACK.
C. Recopilar datos y simulaciones integrativas.
-D. Identificar alternativas, recursos, ayudas, asistencias y consecuencias para el cliente.
E. Ofrece alternativas y participa en las decisiones.
-F. Entrena al cliente
G. Observa, eslabon
-H. Propone guía, persuade, dirige en el proceso de solución de problemas.

¿COMO IDENTIFICAR AL CLIENTE REAL?

v LOS CLIENTES CONTACTO: Son los que en principio se acercan o llaman al consultor.
v LOS CLIENTES INTERMEDIOS: Son los que participan en las primeras reuniones o en la planeación de los siguientes pasos.
v LOS CLIENTES PRINCIPALES: Son los que tienen un problema para el cual desean ayuda.
v LOS CLIENTES ÚLTIMOS: Son los que pueden o no, estar directamente involucrados con el consultor, pero su bienestar e intereses deben tomarse en cuenta al planear actividades ulteriores.


¿QUE CONDICIONES FAVORECEN LAS INTERVENCIONES DEL D.O?

Ø Que exista una necesidad real para el cambio.
Ø Claridad en el contrato.
Ø Compromiso por ambas partes.
Ø Recursos disponibles
Ø Ambiente de confianza
Ø Generar información valida
Ø Retroalimentación
Ø Claridad en el proceso
Ø Teología y Sinergia.
Ø Enfoque de sistemas
Ø Involucramiento de los afectados
Ø Planificación del cambio
Ø La intervención es dirigida desde la cúspide de la organización
Ø Seguimiento, control y evaluación de los cambios.

¿CUALES SON LOS RESULTADOS TRASCENDENTES DE UNA INTERVENCIÓN EXITOSA?

El sistema cliente ha aprendido a enfrentarse más acertadamente al o los problemas con lo que se inició el proceso consultivo.
El cliente ha aprendido a visualizar más el esclarecimiento de problemas futuros y tomar decisiones más apropiadas, esto es, identificar en forma más clara sus necesidades y pedir ayuda.
El cliente ha aprendido nuevos mecanismos de coordinación y adaptación que le ayuden a mantener una salud estable y le faciliten realizar cambios sin dejar de ser productivos.

¿CUALES SON LAS CONDICIONES DE FRACASO DE UNA INTERVENCIÓN?

v Existencia de un vació de credibilidad en la teoría y la práctica.
v Aplicación fraccionaria de programas de D.O. que no corresponden a las metas.
v Perspectiva poco apegada a la realidad.
v Dependencia exagerada de consultores internos y externos y desconocimiento de su utilidad.
v Falta de comunicación y coordinación en las gestiones de D.O. entre los diversos niveles del sistema.
v Conceptuar “buenas relaciones” como meta final del D.O. y no como circunstancias favorables para el funcionamiento de la organización.
v Buscar soluciones rápidas o recetas de concia para la salud de la organización.
v Realizar la intervención sin bases sólidas o con una estrategia inadecuada.