CUARTO PARTE DE APUNTES DEL D.O

COMO SE PUEDE LLEVAR ACABO LOS INTERVENCIONES DEL D.O.

Las intervenciones pueden ser enfocadas desde el punto de vista de proceso o tarea. La mayoría de las organizaciones se ocupan del aspecto tarea, ya sea técnico estructural o administrativo. Como medio de aumentar su eficacia para el logro de las metas organizacionales. Lo importante es entender los procesos que ocurren entre las personas y los grupos.

ENFOQUE DE PROCESO

Consulta Indivual: Es la integración de ayuda de uno a uno con un solo cliente. Tiene gran importancia para las personas que se consideran rutinarias las que proyectan un cambio en su carrera o en su estilo de administrar, o las que rara vez ven retrospectivamente su propio estilo de vida y las normas relativas a su carrera.
La formación de Equipo: El objetivo de esta información es la de mejorar y acrecentar la eficiencia de los grupos, ya que son la base para constituir las organizaciones puesto que la mayor parte de trabajo se realizo en grupos.
Conocimiento de la situación actual: Se recolecta información acerca del sistema cliente y posteriormente se le devuelven con el fin que la puedan utilizar en la solución de sus problemas.

TERCERA PARTE DE APUNTES DEL D.O

METODOLOGIAS DE INTERVENCIÓN

QUE ES UNA INTERVENCIÓN

Las intervenciones en el D.O. son conjuntos de trabajos estructurados en los que en las unidades organizacionales escogidas (individuo, grupo, ínter grupo o sistema social para alcanzar metas), emprenden una tarea o sucesión de ellas, cuyos objetivos se relacionan directa o indirectamente con mejoras organizacionales.

LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA QUE LA INTERVENCIÓN SE LLEVE ACABO EL D.O. SON:

Que responda una necesidad sentida para el cambio por parte del cliente.
Que involucre al cliente en la actividad de planear e implantar el evento de cambio. Lo anterior significa que. El trabajador deber de estar inmiscuido en el proceso de cambio.
Que se modifique la cultura del cliente como resultado de la intervención.
Que logre la independencia del cliente lo cual se manifiesta.


CUALES SON LOS FACTORES A CONSIDEERAR AL ELEGIR UNA ESTRATEGIA DE INTERVENCION DE D.O.

Se deben conocer y considerar las demandas de la organización y analizar si es el momento propicio para implementar una intervención.
Intervenir no mas halla de lo requerido para producir soluciones verdaderas para los problemas planteados.
Intervenir a un nivel de energía no mayor de lo que posee el cliente para poder desarrollar la estrategia de intervención.
Comenzar donde el agente esta, esto es en su nivel de desarrollo cultural social e individual y no donde se piensa que debería estar.

NIVELES
v INTERVENIR: No más haya de lo requerido.
v INTERVENIR: Con la energía que padece el cliente.
v COMENZAR: Donde la gente etas.
Demanda de la Organización (momento propicio).







CUALES SON LOS ENFOQUES DE INTERVENCIÓN EN D.O.

TEORIAS Y METODOS DE INTERVENCIÓN

La suposición básica del enfoque es que el sistema cliente tiene los recursos internos necesarios para el cambio.

Ø Generar Información Valida: El consultar ayuda al sistema cliente a generar información valida y datos relevantes a los problemas.
Ø Libre elección de alternativas: El cliente debe tener libre elección entre alternativas después de la intervención generada. Las decisiones reciben en el cliente y no en el consultor.
Ø Autorresponsabilidad: El cliente debe desarrollar compromisos internos sobre la decisión o acción acordada.

CAMBIO PLANEADO

El éxtasis combinado en el que el consultor de cambio utiliza estrategias de intervención basadas en aplicar concientemente una teoría de cambio en la vida del sistema cliente.

El cambio planeado puede involucrar entrenamiento en el proceso e involucrar la aplicación de acciones preplaneadas específicas a seguir. Es necesario tener una idea clara de la situación actual, una clara situación futura.

v Exploración: Agente de cambio / cliente visualiza el problema.
v Entrada: Establecimiento de bases a través de un contrato de compromisos y de expectativas mutuas.
v Diagnostico: Definir las áreas donde existe el problema y determinar la disponibilidad del sistema y su potencial para el cambio.
v Planeación: Establecimiento de acción y posible resistencia al cambio.
v Acción: Implica la ejecución e implantación de los pasos específicos previamente planeados.
v Evaluación: Se realiza en los resultados obtenidos y se determina el éxito del cambio. Se determina la necesidad de una acción futura.
v Terminación: Cerrar la intervención.

INVESTIGACIÓN DE LA ACCIÓN

A la colaboración conjunta entre el cliente y el agente de cambio se hace énfasis en la recopilación de datos y el diagnostico antes de planear e implantar.

Enfatiza el entrenamiento del cliente e involucra la relación de resultados como base para futuros diagnósticos de problemas.

ü Identificación del Problema: Percepción que el cliente tiene problema ( Necesidad del cambio)
ü Consultar con un experto en ciencias del comportamiento: Consulta con el especialista científico de la conducta.
ü Recopilación de Datos y Diagnostico preliminar: Etapa realizada pro el consultor.
ü Retroalimentación al grupo o cliente clave: El consultor proporciona al cliente todos los datos que le son relevantes y útiles usualmente es a través de una junta grupo.
ü Diagnostico conjunto de problemas: El grupo discute los datos proporcionados mediante la retroalimentación y centra la atención en determinar el diagnostico del problema.
ü Acción: El consultor y el cliente en conjunto acuerdan la acción futura a seguir.
ü Recopilación de Datos: Se deben recopilar datos para monitorear medir y determinar los efectos de la acción esto conduce a un rediagnostico y a una nueva acción.

SEGUNDA PARTE DE APUNTES

OBJETIVO:

EL ALUMNO APRENDERA LA MOTIVACIÓN DE UN GRUPO A TRAVÉS DEL ANALISIS DE LOS FACTORES DE MOTIVACIÓN.

Para motivar aún grupo se debe considerar 5 factores:

1.- ESPIRITU DE EQUIPO

El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes aumenta la productividad del empleado.

2.- IDENTIFICACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE LA EMPRES

El coordinar los intereses del grupo, con los individuales y todos con los de la organización motivara al grupo, ya que este se autorrealizara con la obtención de los objetivos.

3.- PRACTICAR LA ADMINISTRACIÓN POR PARTICIPACIÓN

Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa mediante su participación activa en las decisiones.

4.- ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES HUMANAS ADECUADAS

La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueve la eficiencia del personal.

5.- ELIMINACIÓN DE PRACTICAS NO MOTIVADORAS

Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar:

v Poca consideración a la competencia
v Decisiones rígidas
v No tomar en cuenta los conflictos
v Los cambios súbitos inesperados


PROCESO DE CONSULTORIA

Es un proceso de ayuda que se obtiene de una relación establecida entre una persona que procura resolver un problema o desarrollar con la idea o plan, y otras que intentan ayudar en estos esfuerzos.

Comúnmente se le llama cliente al que necesita la ayuda y consultor a la que ofrezca.

MODALIDAD-TIPO

UBICACIÓN
-INTERNO-Se realizara por una o varias personas que se encuentren dentro de la estructura de la organización y percibe un salario.

-EXTERNO-Se realizara por una o varias personas es independiente de la organización que la contrata y percibe honorarios por sus servicios.
ENFOQUE
-DE PROCESO-Consiste en acrecentar la aptitud del cliente para funcionar con mas eficiencia, ayuda a percibir, entender y actuar sobre lo que sucede a su alrededor dentro de el mismo.

-DE TAREA-Consiste en ayudar al sistema cliente a través de proporcionar información, desempeñar una tarea especifica que resuelva un problema concreto.

CONSULTOR
FACILITADOR-Se le contrata para ayudar al cliente a encontrar por él mismo una solución a su problemática facilitando el proceso para llegar a ello. Se orienta mas a los procesos y es la que mas se relacionan al D.O.

-EXPERTO-Se le contrata para resolver una situación especifica; su rol será ofrecer el consejo experimentado de alguien que sabe y su tarea será hacer algo para el sistema cliente. Generalmente son llamados para cuestiones técnicas.


QUE ES EL LAY OUT:

Es una maqueta en donde se proyecta el diseño de una organización o bien de un producto, la presentación de este para cualquier proyecto.


¿CUANDO SE CONTRATA O SOLICITA UN SERIVICIO DE CONSULTORÍA?

RAZONES GENERALES-SEÑALES DE DOLENCIA

1.-Cambio rápido e inesperado del entorno, que ocasiona problemas de crecimiento, identidad y revitalización.-

v El tipo de actividades tradicionales no son suficiente para sustentar el crecimiento y desarrollo.
v Dificultad para satisfacer las demandas del ambiente.
v Dificultad para satisfacer necesidades propias de la organización a través del ambiente.


2.-Aumento de tamaño de la Organización

v El volumen de actividades tradicionales no es suficiente para sustentar el crecimiento y desarrollo.
v Los organigramas no son funcionales y se le da mayor importancia al estatus que a la resolución de problemas.
v El control de proceso de decisión está centralizado. Se forman cuello de botella.
v Los gerentes se sienten solos en su intento para realizar y obtener resultados. Las directrices no se ejecutan como está prescrito en órdenes y procedimientos.
v Las personas se sienten prisioneras en sus cargos o funciones.
v La estructura de la organización, las políticas, y los procedimientos atropellan o encadenan la organización.
v Confusión de roles
v Traslape de funciones.

3.-Complejidad de la moderna tecnología, que requiere armonizar actividades y personas de competencias muy diversas y a la vez especializadas

v Tecnología obsoleta
v Resistencia a las innovaciones
v Las innovaciones las controlan algunas personas que centralizan las decisiones.
v Layout poco funcional
v Apego a lo tradicional
v No se toman riesgos

4.- Problema de satisfacción y desarrollo humano

v Poca iniciativa personal en la consecución de objetivos organizacionales.
v Las personas ven cosas equivocadas, pero no hacen nada al respecto.
v Las necesidades y sentimientos personales se consideran aspectos secundarios o irrevelantes.
v Los individuos están en rivalidad cuando es necesaria su colaboración.
v Los conflictos se ocultan y se administran por maniobras políticas.
v El aprendizaje es individual y desprecia la experiencia de los demás.
v No hay retroalimentación entre los sistemas.
v Relaciones basadas en mascaras y apariencias.


¿POR QUE SE SOLICITAN LOS SERVICIOS DE UN CONSULTOR?


1.-Estudio de la Empresa

El consultor estudiará recursos, resultados, políticas y estructuras directivas de organismo, con el propósito de determinar fuerzas y debilidades, así como los problemas fundamentales que impiden lo que se desea lograr.

2.-Investigaciones especiales

Investigar los nuevos instrumentos específicos, su operatividad, conveniencia y vialidad

3.-Elaboración de Soluciones para problemas determinados.

Puede ser que se le pida la elaboración de una nueva estructura administrativa, un sistema de información, un plan de capacitación etc.

4.-Ayudar a poner en práctica una solución

-Se le solicita su ayuda para poner en marcha cualquier solución haciendo, por ejemplo: la selección y capacitación del personal; persuadiendo a otras personas sobre las convenciones del nuevo sistema.

5.-Actuar como Asesor-

Actúa en el sentido estricto de la palabra, esto es, contestando cuando se le pregunte y formulando probablemente opiniones personales al respecto, pero sin encargarse de la implantación de lo que ahí surja.

6.-Actuar como facilitador de procesos

-El consultor ayuda al cliente a optimizar su eficiencia a través de la observación, percepción, entendimiento y vivencias de su propio comportamiento para con él, para con otras personas y para con su entorno ayudándole a hacerse conciente de los efectos de este.


¿CUALES SON LAS FUNCIONES QUE UN CONSULTOR DESEMPEÑA?

1.- Proporcionar información que no se pueda obtener de otro lado o medio.
2.- Analizar la información empleando medio más complejos que no están al alcance de los clientes.
3.- Diagnosticar problemas comerciales u organizacionales complicados.
4.-Capacitar a los clientes
5.- Escuchar, brindar apoyo, aliento y consejo en los momentos difíciles.
6.- Ayudar a poner en práctica decisiones difíciles e impopulares.
7.- Retroalimentar, respecto a ciertos tipos de conducta, empleando su condición de extraño.
8.- Transmitir información que no esté llegando hacia arriba o hacia los lados.
9.-Tomar decisiones y dar órdenes sobre lo que se debe hacer si el gerente, por cualquier razón, no puede hacerlo.
10.- Asumir la responsabilidad por las decisiones, absorber la ansiedad de la incertidumbre proporcionar apoyo emocional para ayudar a los demás en situaciones difíciles.


¿QUE HABILIDADES DEBE TENER UN CONSULTOR?

HABILIDAD

ESCUCHAR
-Entender la manera de pensar, las motivaciones y prejuicios del cliente.

EMPATIA-
Identificarse con los puntos de vista del cliente.


FLEXIBILIDAD
Habilidad para ajustarse al ambiente, y adaptarse a situaciones inesperadas.

CONFIANZA
Habilidad para reconocer y fomentar el potencial de otros y crecer y aprender de esta experiencia.

OBJETIVIDAD
Tener conciencia y capacidad para hacer análisis de actitudes, habilidades, motivaciones y prejuicios y cómo se pueden interrelacionar con su cliente.

MUTUALIDAD
Habilidad para desarrollar una verdadera comunicación con el cliente y reconocer en sí mismo su nivel de competitividad.

SOPORTE
Habilidad para entrar ya apoyar la relación de ayuda conjunta con el cliente y reunir todas las contribuciones que se pueden utilizar sin importar de donde sean.

OPORTUNIDAD
Habilidad para hacer preguntas ofrecer información y hacer sugerencias en el momento que el cliente esté listo para ello.

INTEGRACIÓN
Habilidad para abstraer y correlacionar los datos relevantes a la situación en cuestión así como los efectos que de ésta se deriven.

¿CUANDO Y COMO USAR CONSULTORES INTERNOS O EXTERNOS D E UNA MANERA EFICAZ?

CONSULTOR EXTERNO:

VENTAJAS
Ø Se trata de un experto en el ramo.
Ø Posee un conjunto de medios ultramodernos y su encauzamiento ha sido hacia la investigación de operaciones de desarrollo de las organizaciones.
Ø Puede ofrecer un nuevo enfoque o perspectiva.
Ø Brinda confianza y Objetividad.
Ø Imparcial
Ø Toma más riesgos
Ø No depende del sistema de premios.
Ø
DESVENTAJAS
Ø Requiere tiempo y esfuerzo para conocer al cliente.
Ø Deberá pasar un tiempo para acoplarse y conocer los problemas debatibles y urgentes.
Ø Si son relaciones temporales, solo podrá desempeñar un papel limitado en las operaciones del D.O.


CONSULTOR INTERNO:


VENTAJAS
Ø Conoce a fondo la organización.
Ø Se halla disponible para prestar atención constante al trámite de los cambios.
Ø Esta generalmente al tanto de las cuestiones debatibles y de los problemas vigentes.
Ø Esta capacitado para prestar al organismo los mismos servicios que el consultor externo.

DESVENTAJAS
Ø No todos lo consideran experto
Ø Muchas veces se tiene que ajustar a los recursos de la empresa y necesidades de ésta.
Ø Quizá lo dominen prejuicios y sentimientos subjetivos.
Ø Puede tener intereses creados.
Ø Depende del sistema de premios y castigos.
Ø Existe la tendencia a delegar responsabilidades como a cualquier otro especialista.

¿COMO SE LLEVA A CABO UN PROCESO DE CONSULTORÍA?

FASES

CONTACTO
Entrar en relación con el sistema cliente y sondear en primera instancia a éste.

CONTRATO
Establecer las bases económicas, técnicas, profesionales y personales bajo las que trabajarán ambas partes

DIAGNÓSTICO
Determinar cuál es el problema a resolver preferentemente en forma conjunta con el cliente.

PLANEACIÓN
Definir objetivos, estrategias, tiempos y recursos bajo los cuales se realizará la acción.

ACCIÓN
Realizar o llevar a la práctica las actividades planeadas para lograr objetivos.

EVALUACIÓN
Analizar las posibilidades, logros y avances obtenidos para retroalimentar el cliente y replantear acciones.


¿QUE ROLES JUEGA UN CONSULTOR?


TAREA

Verificación del Problema
A través de valoraciones de expertos y recopilación de datos

PROCESO

Verificación del Problema
Se realiza gracias a la percepción del problema ya que facilita la articulación precisa en la que se incluye actitudes y sentimientos.

TAREA
Solución de Problemas
Fuente de ideas y opiniones, plantea la investigación de datos y crea soluciones para la organización.-

PROCESO

Solución de Problemas
Se concentra la aptitud de la organización para resolver el problema, perfecciona el proceso para resolverlo y facilita la facultad creadora.

TAREA
Retroalimentación
En ella se manifiestan los datos de la investigación con interpretaciones de expertos

PROCESO

Retroalimentación
-Aporta datos significativos, facilita la comprensión de los datos y la interpretación del cliente.

TAREA
Forma de Utilizar la Investigación
Hace recomendaciones específicas y concretas basadas en datos.

PROCESO
Forma de Utilizar la Investigación
Desarrolla las aptitudes del cliente para aplicar los datos y facilita la actuación de éste basada en el aprendizaje.

TAREA
Relaciones con el Cliente
Son objetivas, independientes y orientadas a las tareas. Las relaciones son breves, se orientan a los problemas.

PROCESO
Relaciones con el Cliente
Son personales, crean compromisos y se encauzan al proceso. Las relaciones son a largo plazo y se orientan a la organización.


TAREA
Compromiso
Se refiere primordialmente al problema por resolver.-

PROCESO
Compromiso
Es el que se adquiere principalmente con personas y grupos de la organización.

TAREA
Enfoque al Sistema
El interés se concentra en las consecuencias del problema para los demás

PROCESO
Enfoque al Sistema
-El interés se concentra en las relaciones de colaboración y en el intercambio de recursos entre los diferentes sectores.


EXPERTO
Observador objetivo, reflector-

Consultor de Procesos-
Investigador-
Integrador y fusionador en la identificación alternativas.
Resolución de problemas en grupo-
Educar / Entrenador
Experto / Informador-
a y valida las políticas y práctica de las decisiones.
Experto / Directivo

CONSULTOR
A. Mediador del crecimiento por cuestionamientos y observaciones.
B. Observador del proceso de resolución de problemas y mediador del crecimiento, dando FEED-BACK.
C. Recopilar datos y simulaciones integrativas.
-D. Identificar alternativas, recursos, ayudas, asistencias y consecuencias para el cliente.
E. Ofrece alternativas y participa en las decisiones.
-F. Entrena al cliente
G. Observa, eslabon
-H. Propone guía, persuade, dirige en el proceso de solución de problemas.

¿COMO IDENTIFICAR AL CLIENTE REAL?

v LOS CLIENTES CONTACTO: Son los que en principio se acercan o llaman al consultor.
v LOS CLIENTES INTERMEDIOS: Son los que participan en las primeras reuniones o en la planeación de los siguientes pasos.
v LOS CLIENTES PRINCIPALES: Son los que tienen un problema para el cual desean ayuda.
v LOS CLIENTES ÚLTIMOS: Son los que pueden o no, estar directamente involucrados con el consultor, pero su bienestar e intereses deben tomarse en cuenta al planear actividades ulteriores.


¿QUE CONDICIONES FAVORECEN LAS INTERVENCIONES DEL D.O?

Ø Que exista una necesidad real para el cambio.
Ø Claridad en el contrato.
Ø Compromiso por ambas partes.
Ø Recursos disponibles
Ø Ambiente de confianza
Ø Generar información valida
Ø Retroalimentación
Ø Claridad en el proceso
Ø Teología y Sinergia.
Ø Enfoque de sistemas
Ø Involucramiento de los afectados
Ø Planificación del cambio
Ø La intervención es dirigida desde la cúspide de la organización
Ø Seguimiento, control y evaluación de los cambios.

¿CUALES SON LOS RESULTADOS TRASCENDENTES DE UNA INTERVENCIÓN EXITOSA?

El sistema cliente ha aprendido a enfrentarse más acertadamente al o los problemas con lo que se inició el proceso consultivo.
El cliente ha aprendido a visualizar más el esclarecimiento de problemas futuros y tomar decisiones más apropiadas, esto es, identificar en forma más clara sus necesidades y pedir ayuda.
El cliente ha aprendido nuevos mecanismos de coordinación y adaptación que le ayuden a mantener una salud estable y le faciliten realizar cambios sin dejar de ser productivos.

¿CUALES SON LAS CONDICIONES DE FRACASO DE UNA INTERVENCIÓN?

v Existencia de un vació de credibilidad en la teoría y la práctica.
v Aplicación fraccionaria de programas de D.O. que no corresponden a las metas.
v Perspectiva poco apegada a la realidad.
v Dependencia exagerada de consultores internos y externos y desconocimiento de su utilidad.
v Falta de comunicación y coordinación en las gestiones de D.O. entre los diversos niveles del sistema.
v Conceptuar “buenas relaciones” como meta final del D.O. y no como circunstancias favorables para el funcionamiento de la organización.
v Buscar soluciones rápidas o recetas de concia para la salud de la organización.
v Realizar la intervención sin bases sólidas o con una estrategia inadecuada.